Handlingsoffentlighet

Vad är beskrivning av handlingars offentlighet?

Enligt 28 § i lagen om informationshantering (906/2019) ska staden Jakobstad upprätthålla en beskrivning av de informationslager, ärenderegister och handlingar som den förvaltar. Beskrivningen görs för att förverkliga handlingsoffentligheten och beskrivningen benämns beskrivning av handlingars offentlighet.

Med hjälp av beskrivningen av handlingars offentlighet beskrivs i vilken omfattning man samlar in uppgifter om kommuninvånarna, om dem som använder tjänsterna och om personalen då ärenden behandlas och man använder kommunala tjänster. Avsikten med beskrivningen av handlingars offentlighet är att ge service till kommuninvånarna genom att göra det lättare att lämna in en begäran om att ta del av handlingar och information.

Enligt offentlighetslagen ska begäran om att ta del av information individualiseras så att kommunen ska kunna utreda vilken handling den avser (MyndOffL 621/1999, 13 §). Det är kommunens skyldighet att hjälpa den som begär information att individualisera handlingen. Möjligheten att få ta del av vilket informationsmaterial kommunen har tjänar öppenheten i förvaltningen.

I samband med beskrivningen av informationsmaterial har man listat söktermer, med hjälp av vilka man kan söka information i datasystem eller arkiv som informationslagret består av. Beskrivningen av handlingars offentlighet innehåller också anvisningar för hur man begär information.

Staden Jakobstads informationslager och register 

Informationslager och register

Informationshanteringsenheten är enligt 2 § 2 mom. i lagen om informationshantering en myndighet, till exempel en kommun, med uppgift att ordna informationshantering i enlighet med kraven i informationshanteringslagen.

Med informationslager avses en uppsättning informationsmaterial som används för en kommuns uppgifter eller övriga verksamhet och som hanteras med hjälp av informationssystem eller manuellt.

Ärenderegister är ett register över anhängiga ärenden, deras behandlingsskeden och handlingar som anknyter till dessa. Ett logiskt informationslager, dvs. register, avser en samling uppgifter som består av registrerade personers personuppgifter, varifrån man kan få uppgifter på vissa grunder. Registret kan bestå av en eller flera uppgiftskällor som finns på olika ställen. Begreppet logiskt register betyder att personuppgifter som samlats in för samma användningsändamål hör till samma personregister.

Uppgifter och handlingar som enligt lagar och bestämmelser är nödvändiga för dem som använder kommunens tjänster, för serviceproducenter samt för personal- och ekonomiförvaltningen samlas i staden Jakobstads informationslager och register. Uppgifter som lagrats i informationslagret och i register söks på till exempel personens namn, personbeteckning, fastighetsbeteckning eller ärendenummer (diarienummer) eller med sökord.

Fysiskt informationslager, dvs. arkiv, är ett system där målgruppen är grupper av handlingar och lagring av dem. Arkiv innebär också lagring av handlingar, transport av dem och allmän förvaltning samt ett utrymme eller en byggnad som avsetts för förvaring av handlingar. Staden Jakobstads informationslager och register finns både i analog (papper) och digital (elektronisk) form.

Med registrerad avses den fysiska person, vars uppgifter behandlas i registret. Beroende på register är den registrerade en kund, som till exempel en kommuninvånare, eller till exempel en anställd i organisationen eller en samarbetspart.

Vid behandlingen, förvaringen, arkiveringen och förstöringen av uppgifter och handlingar vid staden Jakobstad följer man bestämmelserna och förordningarna i lag (kommunallagen, förvaltningslagen, EU:s dataskyddsförordning och den nationella dataskyddslagen, offentlighetslagen, informationshanteringslagen, uppgiftsspecifika speciallagar och arkivlagen).

Söktermer som kan användas för att söka handlingar

Som sökterm kan man använda till exempel personens namn, personbeteckning, fastighetsbeteckning eller ärendenummer (diarienummer).

Tjänsteinnehavare som fattar beslut om att ge ut uppgifterna

Enligt staden Jakobstads förvaltningsstadga fattar förvaltningsdirektören beslut i begäran om att ta del av stadsfullmäktiges handlingar.

I övriga organ fattar föredragande i organet i fråga, dvs. den ledande tjänsteinnehavaren för verksamhetsområdet, beslut i begäran att ta del av information. Enligt 34 § i förvaltningsstadgan kan ett organ också i den omfattning organet bestämmer delegera rätt till en underställd tjänsteinnehavare att som myndighet avgöra om en handling får lämnas ut.

Sekretessbelagda handlingar och uppgifter lämnas endast ut till de instanser som har rätt till den sekretessbelagda informationen.

Om man anser att handlingarna eller uppgifterna som efterfrågats inte kan ges ut måste man ge en motivering till den som begärt uppgifterna samt information om att informationsbegäran kan, om den som begärt uppgifterna så vill, avgöras av en myndighet. Ändring på ett organs eller en tjänsteinnehavares beslut om att ge ut uppgifter och handlingar kan sökas genom förvaltningsbesvär direkt hos förvaltningsdomstolen.

Kontaktuppgifter

Begäran om att ta del av information skickas till kommunen endera elektroniskt till registraturen@jakobstad.fi, eller skriftligt till adressen Registraturen, Staden Jakobstad, Strengbergsgatan 1, 68600 Jakobstad. Registraturen registrerar begäran om att ta del av information för att tidsfristerna ska hållas och skickar begäran till rätt mottagare.